Le service des achats est responsable du processus de passation des marchés. Cela signifie qu’il assure la fourniture de biens, de matériaux de production et d’équipements afin que le processus de production et de vente puisse se dérouler sans heurts. Pour cela, les biens doivent être achetés au bon moment, en bonne quantité et en quantité suffisante. Si le processus d’achat s’effondre, l’entreprise risque de ne pas pouvoir fabriquer les produits ou de ne pas pouvoir maintenir sur les étagères un volume suffisant pour répondre à la demande des clients.
Quels sont les missions du service d’achat ?
Le rôle lui-même est vaste, couvrant des domaines tels que l’analyse du marché, les négociations avec les fournisseurs et les producteurs, le transport, les options de stockage, les technologies d’approvisionnement et les délais de commande afin de garantir que les biens sont achetés de la manière la plus économique et la plus rapide possible. Les fonctions spécifiques comprennent :
– L’identification des besoins en biens, matériaux et services.
– Identifier les fournisseurs fiables.
– Négociation des prix.
– Comparaison des conditions de livraison.
– Établissement des quantités commandées.
– Rédaction des appels d’offres et attribution des marchés de fournitures.
– Coordination de la livraison avec l’entrepôt en fonction des capacités de stockage.
– Essais des produits et contrôle de la qualité.
– Gestion des budgets et des paiements.
Rôle opérationnel du service des achats
Le rôle du service des achats étant très varié, nous avons tendance à le diviser en deux sous-fonctions : les achats stratégiques et les achats opérationnels.
Les achats stratégiques sont responsables de la planification de toutes les tâches et décisions de haut niveau qui vont de pair avec les achats. Dans ce rôle, le service des achats fixe l’orientation générale des achats en fonction des besoins et des objectifs de l’entreprise, évalue les fournisseurs et développe des relations à long terme tout au long de la chaîne d’approvisionnement. L’objectif est de s’approvisionner en marchandises de la manière la plus économique possible tout en garantissant le risque le plus faible possible pour l’entreprise. Il peut s’agir de décider si les produits ou les composants sont fabriqués en interne ou achetés à des fournisseurs externes.
L’achat opérationnel, également appelé achat tactique, prend en charge les aspects administratifs de l’achat. Il s’agit d’un rôle transactionnel à court terme qui se concentre sur les commandes répétées, la réception des stocks et le paiement des factures ainsi que le traitement des retours et des plaintes.