Si la borne photo était une tendance dans les mariages, aujourd’hui, elle est présente dans différents types d’événements : séminaires, galas, salons, lancements de produit, soirées d’entreprise, etc. Oui, le photobooth est devenu un standard événementiel, si bien que les organisateurs d’événements se demandent aujourd’hui s’ils doivent vraiment investir dans l’achat d’une borne photo ou si la location suffit. Pour trancher, tenez compte du nombre d’événements que vous signez réellement chaque année, et de l’écart entre ce que vous coûte une sortie avec votre propre borne et ce que vous coûterait la même sortie en location.
À partir de combien d’événements l’achat devient-il rentable ?
On présente souvent ce choix comme une affaire de tempérament : les prudents préfèrent la location, les ambitieux optent pour l’acquisition. En réalité, il existe un seuil de bascule chiffrable.
Certains acteurs du secteur disent qu’en comparant le prix d’achat d’un photobooth au prix de location, la rentabilité est possible à partir du 4e ou 5e événement signé. D’autres professionnels avancent que l’acquisition n’est rentable qu’après une dizaine d’utilisations par an. La raison en est qu’ils ont intégré dans leur calcul les coûts logistiques internes, notamment le stockage du matériel, son transport à chaque prestation, le temps passé pour le charger/décharger, le tester, le nettoyer et la correction des pannes. S’il faut évaluer la rentabilité de l’achat, ce deuxième point de vue est la bonne méthode.
La formule à appliquer à votre cas
S’il est difficile de mentionner un seuil de bascule universel, il est en revanche possible d’utiliser cette règle pour calculer votre seuil de rentabilité sur la base de vos propres chiffres :
Seuil = (prix de la borne + équipement) ÷ (tarif facturé au client – coût variable par prestation)
Par exemple, vous investissez 4 500 € pour un ensemble complet et sérieux. Selon le type d’événement et sa durée, vous facturez vos prestations entre 400 et 700 € HT. Quant aux frais engagés à chaque sortie, ils sont d’environ 75 €.
- Si vous facturez 700 € HT, après déduction des coûts variables, il vous reste 625 € de marge par événement. Pour calculer le seuil de bascule, divisez 4 500 € par 625 €. Pour rentrer dans vos frais, vous devez faire au minimum 8 événements par an.
- Si vous facturez 400 € HT la prestation, il vous reste 325 € de marge par événement. Le seuil grimpe ainsi à 14 événements, soit deux saisons pour beaucoup de structures.
Ces exemples se recoupent avec ce qui se passe sur le terrain. Et si des investisseurs affirment que la rentabilité est possible à partir du 8e événement, c’est parce qu’ils positionnent leur borne haut de gamme et facturent dans le haut de la fourchette. Et plus le tarif de vente est élevé, plus le seuil descend. Ce n’est pas tant le prix de la borne qui décide, mais votre capacité à vendre votre prestation plus cher.
Comparer ce que chaque option coûte vraiment
La décision d’achat ou de location de borne photo ne doit pas se faire sur la simple comparaison du prix d’achat et du tarif de location. Chaque option couvre d’autres coûts à prendre en considération.
Tableau comparatif rapide
| Critère | Achat | Location |
|---|---|---|
| Investissement initial | 300 à 8 000 €, plus les périphériques | Aucun |
| Coût par événement | Frais engagés à chaque sortie | 149 à 500 € tout compris |
| Consommables | À votre charge, 0,25 à 0,50 € le tirage | Généralement inclus au forfait |
| Immobilisation de trésorerie | Forte, sauf à passer par un financement mensualisé | Nulle |
| Valeur résiduelle | Revente possible, mais décote rapide | Aucune |
Achat de photobooth : les postes que personne ne compte
Sur le marché, le kit tablette d’entrée de gamme d’une borne photo est à partir de 300 €. Comptez jusqu’à plus de 8 000 € pour une borne reflex professionnelle.
Ce prix annoncé ne comprend pas les compléments qui sont essentiels à l’exploitation de la borne :
- L’imprimante à sublimation est proposée entre 400 et 1 500 € selon le format et la vitesse. Faites cependant attention, car certains modèles tout-en-un l’intègrent d’origine, c’est le cas de la WoodBox de Josepho, livrée avec son imprimante. Ayez comme réflexe de vérifier ce point auprès du vendeur.
- Les consommables coûtent 0,25 à 0,50 € par tirage. Sur une soirée de 300 photos, la note finale représente 75 à 150 €.
- Le logiciel est de plus en plus souvent facturé à l’abonnement. C’est généralement autour de 80 € HT par mois. Vous devez le renouveler chaque mois, même pendant les périodes creuses.
- Le flight case pour transporter le matériel sans le casser.
Il ne faut pas non plus oublier l’assurance dédiée, la place de stockage et le transport à chaque prestation. Ces postes ne se voient pas au moment de l’achat, mais ils tombent chaque année, et ce, que votre agenda soit plein ou vide. Comptez environ 1 200 € annuels : 960 € d’abonnement logiciel, auxquels s’ajoutent l’assurance et le stockage.
Reprenez alors le calcul du seuil en les intégrant, car ils déplacent nettement le résultat :
Seuil = (prix de la borne + équipement + frais fixes annuels) ÷ (tarif facturé − coût variable par prestation)
- À 700 € HT la prestation, le seuil passe de 8 à 10 événements.
- À 400 € HT, il passe de 14 à 18 événements ; soit près de vingt prestations à réaliser dans l’année pour rembourser intégralement votre investissement.
La location de borne photo : le coût par événement
Avec la location, prévoyez entre 149 et 500 € par événement selon le modèle de borne photo retenu. Les tirages sont généralement compris dans les forfaits.
Si vous optez pour la location, le coût n’est indexé sur votre chiffre d’affaires que les jours où vous l’utilisez pour vos événements. Si aucun événement n’a demandé l’usage d’un photobooth, ce n’est pas un souci puisqu’il ne bloque aucune trésorerie. Les quelques milliers d’euros que vous n’immobilisez pas dans une machine restent disponibles pour votre communication, votre stock ou simplement votre matelas de sécurité.
Les 3 facteurs que le calcul ne capture pas
Si après quelques calculs et comparaisons, vous penchez vers l’achat de photobooth, tenez compte des 3 paramètres suivants avant de finaliser votre choix. Ils peuvent changer ou renforcer votre décision.
La disponibilité en haute saison
C’est certainement le coût caché de la location. Sachez que de juin à septembre, les parcs des loueurs sont saturés. De même, les samedis sont les jours les plus demandés de l’année. Trouver une borne photo libre à la location pendant ces périodes est difficile si on ne s’y prend pas tôt. Or, si vous possédez votre propre machine, vous n’aurez pas ce problème. Et comme ce sont les dates les plus disputées, ce sont aussi celles que vous facturez le plus cher.
La panne, le risque qui bascule du côté du propriétaire
Avec la location, une panne est un problème contractuel puisque le remplacement est géré par le loueur.
Si en revanche le photobooth vous appartient, la panne devient votre problème. Vous devez la régler tout de suite, car il y va de votre chiffre d’affaires, de votre sérieux et de votre image. En effet, si le souci n’est pas résolu à temps, le client pourrait ne pas faire de vagues si vous n’insérez pas la borne dans la facture. Mais un client déçu, c’est un client qui ne fera plus appel à vous et qui vous recommandera encore moins à d’autres.
Pour parer à ce genre de situation, au-delà d’une quinzaine d’événements par an, prévoyez une machine de secours. Et cette deuxième machine, intégrez-la dans votre projet dès le départ. Si cette solution n’entre pas dans vos projets, ayez sous la main une liste de loueurs de bornes photo que vous pouvez contacter pour vous aider en cas d’urgence.
L’obsolescence et la fiabilité du matériel
Le marché bouge vite, tout comme les technologies. Si hier encore les bornes 360° étaient tendance, aujourd’hui la mode est à l’IA générative et au partage instantané par QR code. Une borne qui ne peut pas évoluer tombe vite dans l’oubli. Aussi, pour rester concurrentiel, préférez une borne dont les nouveautés arrivent par mise à jour logicielle, comme les modèles proposés par Josepho. Ainsi, elle garde sa valeur commerciale bien plus longtemps. Enfin, vérifiez la durée de garantie de la machine, le délai de remplacement en cas de panne et l’existence d’un support technique joignable un samedi soir.
Si le calcul penche vers l’achat, le critère décisif devient la fiabilité du matériel et la qualité du support.
Votre profil, votre décision
Si après les calculs et la lecture des 3 critères à ne pas négliger dans la prise de décision, vous restez encore indécis, retenez les cas de figure suivants :
- Vous dirigez une agence événementielle établie.
L’acquisition d’une borne photo est intéressante, car avec votre volume (20 à 40 prestations par an), le seuil de 9 événements est franchi facilement. Résultat, la machine cesse vite d’être un poste de dépense pour devenir un actif. Vous pouvez répondre à des appels d’offres sans dépendre d’un tiers et proposer une personnalisation facturable de la machine : habillage au logo du client, respect de la charte graphique du client, etc. C’est cette personnalisation qui améliore votre marge. - Vous êtes un prestataire (DJ, photographe, wedding planner) qui élargit son offre.
Commencez par la location de photobooth pendant une saison complète. Cela vous permet d’évaluer la demande réelle avant l’achat d’un modèle haut de gamme. Et si vous dépassez 10 événements sur l’année et que vos clients réclament du haut de gamme, achetez une borne photo l’année suivante. - Vous lancez tout juste votre activité.
La location est la solution puisque vous commencez juste à entrer sur le marché et êtes encore dans une démarche de recherche de clients. Il serait dommage d’immobiliser un si grand budget dans l’acquisition d’une borne photo alors que vous pouvez l’utiliser pour votre marketing.
En somme, l’acquisition ou la location d’un photobooth se décide en fonction du nombre de contrats signés, de votre tarif moyen et de vos samedis de haute saison.