La préparation d’un voyage d’affaires peut vite se transformer en un vrai casse-tête, car à part les contraintes personnelles, il faut aussi tenir compte de contraintes relatives au business. Par conséquent, il est très important de savoir s’organiser.
Les détails du déplacement
Avant de se lancer dans la réservation de la billetterie (avion, trains, etc.), il est tout d’abord essentiel de définir tous les impératifs du voyage : date, durée du séjour, destination, budget… Tous les outils pour le travail (ordinateur portable, téléphone, cadeaux d’entreprises, etc.) doivent aussi être pris en compte lors de cette première étape. De cette manière, la planification du voyage devient moins compliquée.
Le choix et réservation du transport
La planification du voyage en amont permet de faire une réservation auprès de la bonne compagnie de transport. En d’autres termes, cette première étape vous guide dans le choix du moyen de transport adapté au voyage. Il est plus facile ensuite de passer à la prochaine étape qui consiste à réserver au préalable son billet. Il est donc possible d’obtenir toutes les informations relatives aux conditions du voyage et de s’y préparer : bagages, escales, paperasses, etc.
La réservation de l’hôtel
Pour éviter que le voyage ne devienne un cauchemar, il est préférable de se renseigner avant de réserver un hôtel. Ainsi donc, n’hésitez à chercher en ligne une liste des hôtels dans la ville de destination qui correspond au budget du voyage. Renseignez vous ensuite sur les possibilités qui s’offrent à vous en termes d’abonnement ou de carte de fidélité notamment s’il y a de fortes chances que vous ayez à revenir très souvent dans la même destination pour vos voyages d’affaires.
Si vous n’avez pas assez de temps pour comparer les prix et vous informer sur les programmes de fidélité et les promotions, vous pouvez vous tourner vers une agence de voyage d’affaires. Pour vos déplacements professionnels, l’agence de voyage d’affaires vous propose des tarifs exclusifs négociés pour vous. Ce service ne concerne pas uniquement l’hôtel, mais également le transport.
La prise en compte des modes de paiement
C’est un détail qui est souvent négligé. Pourtant, il est fondamental de s’adapter au moyen de paiement acceptable dans le pays de destination. En effet, la carte de paiement internationale est souvent indispensable, que le voyage d’affaires se déroule dans un pays membre de l’UE ou dans d’autres pays. Par ailleurs, même s’il est possible d’accéder à des bureaux de change dans les aéroports, il est toujours recommandé d’avoir un peu de devises locales sur soi pour les « au cas où ».