Un cachet d’entreprise peut être considéré comme un simple petit accessoire parmi les fournitures de bureau. Cependant, cet objet peut être d’une grande importance dans les différentes procédures établies et vis-à-vis des différents partenaires de l’entreprise. En quelques paragraphes, voici les grandes lignes de ce que vous devez savoir à propos des cachets.

Le cachet est-il obligatoire ?

En premier lieu, il est important de clarifier la valeur légale d’un cachet. En France, comme dans la plupart des pays du monde entier, il n’a aucune valeur légale. Une entreprise a même le droit de ne pas en utiliser. Le cachet est dans ce cas remplacé par le papier d’en-tête. En effet, la loi stipule que certaines informations comme la dénomination ou le SIREN doivent figurer sur les documents officiels des entreprises. Toutefois, elle ne précise pas de quelle manière ces informations doivent y figurer. Et elle ne suggère nullement l’utilisation du cachet comme ceux de Otypo.

À quoi le cachet sert-il ?

Le cachet sert à informer

À défaut de l’en-tête, ces mentions obligatoires que nous avons évoquées peuvent être imprimées sur les papiers d’affaires grâce au cachet. Dans ce cas, celui-ci aura pour rôle principal d’informer le lecteur.

Le cachet rend le document plus crédible

Le cachet peut renforcer le caractère officiel d’un document auprès d’un partenaire, un client, un fournisseur, etc. Bien qu’elle n’ait aucune valeur légale, sa présence peut même être exigée par certaines entreprises, perçue comme un gage de confiance. En effet, l’accès au tampon officiel est réservé à un nombre restreint de personnes. Et le plus souvent, il est accompagné d’un motif valable et validé.

Le cachet facilite les procédures

Le cachet permet d’apposer un certain nombre d’informations sur un document. Il peut ainsi alléger le travail de la personne chargée du traitement de ces documents. Sans le cachet, elle l’aurait écrite à la main.

Le cachet peut être un outil de communication

Bien utilisé, le cachet permet de communiquer efficacement avec ses partenaires d’affaires. En mettant bien en évidence le logo ou le slogan de l’entreprise par exemple, le cachet peut permettre à l’entreprise de véhiculer son image et de faire passer le message souhaité.

Quelles sont les mentions qui doivent figurer sur le cachet ?

Pour le cachet officiel

Puisque le cachet n’a aucune valeur légale, aucune information n’est réellement obligatoire. En plus, dans la plupart des cas, les mentions obligatoires peuvent déjà être précisées dans l’en-tête. Néanmoins, voici une liste d’informations qui doivent normalement figurer sur le cachet officiel de l’entreprise :
– La dénomination sociale
– Le siège social
– Les contacts (numéro de téléphone, adresse email, site internet, etc.)
– Le statut juridique et le montant du capital social
– Les numéros RCS et SIRET, puis la TVA communautaire

Pour les cachets non officiels

Les cachets non officiels sont créés, le plus souvent, pour un besoin interne de l’entreprise. De ce fait, leur contenu varie selon les besoins. Un cachet peut par exemple être associé à une personne ou à un service. Il peut aussi être associé à une situation particulière. Par exemple, à chaque arrivée d’un courrier, la précision de la date et l’heure fait partie des procédures internes.

Les différentes sortes de cachets d’entreprises

Tampon encreur ou tampon bois

En premier lieu, il convient de différencier les tampons bois et les tampons encreurs. Les premiers sont les anciennes versions des tampons, mais qui sont encore largement utilisées de nos jours. En effet, ils sont plus légers et moins chers. Le seul inconvénient est que vous devez toujours avoir un encreur à votre disposition pour les utiliser.
A contrario, un tampon encreur est plus complexe, mais plus facile à utiliser et moins encombrant. Il possède un encreur intégré. Généralement, il est utilisé pour les cachets fréquemment utilisés.

Tampons simples, numéroteurs et dateurs

À la différence des tampons simples, il est possible de changer la valeur affichée avec les numéroteurs et les dateurs. Vous pouvez généralement le faire en tournant une poulie dentée. Un numéroteur permet par exemple un meilleur classement et un meilleur suivi de dossiers. Il existe même des tampons encreurs avec incrémentation. Ce qui signifie que la valeur affichée augmente d’une unité automatiquement chaque fois que le matériel est utilisé. Ce type de tampon est souvent appelé tampon folioteur. Il est utilisé pour attribuer un identifiant unique à chaque dossier.

La signification des couleurs

En réalité, il n’existe aucune norme concernant la couleur de l’encre. Seulement, ce sont généralement l’encre noire et l’encre bleue qui sont choisies grâce à leur sobriété. Néanmoins, certaines entreprises choisissent d’autres couleurs dans des circonstances précises afin d’apporter plus de précision. À titre d’exemple, l’encre verte peut être par exemple associée à un dossier accepté tandis que l’encre rouge est réservée à un refus ou une annulation.

Où se procurer des cachets d’entreprises ?

Les cachets sont réalisés par des professionnels. Vous devez les commander auprès d’une boutique spécialisée. Ces dernières utilisent un appareil spécialisé pour le découpage de l’inscription sur du caoutchouc. En réalité, il existe encore des artisans qui réalisent des cachets à la main, mais ils sont devenus plus rares. En ce moment, il existe aussi différents types d’appareils permettant la fabrication des cachets, mais le résultat est généralement le même.
Par ailleurs, vous pouvez aussi commander votre tampon sur internet. Les sites des fabricants permettent de personnaliser les cachets directement en ligne et vous serez livré dans quelques jours.