Beaucoup d’auto-entrepreneurs découvrent trop tard que le livre des recettes fait partie de leurs obligations comptables. Le montant, la date et l’origine de chaque encaissement doivent y figurer. Si on laisse de côté l’aspect réglementaire, ce registre permet de suivre le chiffre d’affaires en temps réel, d’anticiper les déclarations et de surveiller la santé de la trésorerie. Logiciel de comptabilité, classeur Excel, etc., voici les meilleurs outils et astuces pour tenir le livre des recettes d’une micro-entreprise.
Utiliser un logiciel de comptabilité pour micro-entreprise
Recourir à un logiciel pour gérer sa compta quand on est en micro-entreprise reste la solution à privilégier pour gagner du temps et de l’efficacité. Cet outil moderne et sécurisé est capable d’automatiser une partie des tâches liées à la comptabilité. Cela inclut entre autres l’importation des relevés bancaires, l’association des paiements aux factures, la génération de rapports financiers et, bien évidemment, l’édition du livre des recettes. Outre le gain de temps qu’il procure à l’auto-entrepreneur et à son équipe comptable, un logiciel spécialisé réduit les risques d’erreur de manière considérable.
En outre, un logiciel de gestion compta permet de centraliser les données au même endroit. Plus besoin de multiplier les fichiers ou de craindre la perte d’informations ! Les déclarations Urssaf et, le cas échéant, la gestion de la TVA, deviennent plus simples à gérer. Un autre avantage non négligeable d’un tel outil est le confort psychologique. C’est rassurant de savoir que la comptabilité et le livre des recettes sont tenus de manière rigoureuse, en conformité avec les obligations légales.
Qu’en est-il du vieux classeur Excel ?
Beaucoup d’auto-entrepreneurs préfèrent commencer avec un fichier Excel ou Google Sheets, ce qui est tout à fait compréhensible. Cette alternative est à la fois simple et gratuite. Il suffit de créer un tableau avec les colonnes essentielles (date, montant encaissé, origine du paiement, mode de règlement et numéro de facture). Il est aussi possible d’ajouter des formules automatiques pour calculer les totaux mensuels ou trimestriels.
En revanche, cette méthode à l’ancienne demande de la rigueur et de la discipline. La saisie manuelle augmente les risques d’erreur et d’oubli. De plus, il faut toujours sauvegarder chaque fichier pour ne pas le perdre et ainsi mettre en péril la traçabilité des recettes. Microsoft Excel peut convenir aux activités avec un faible volume de transactions, mais il devient vite limité dès que le chiffre d’affaires augmente. Un logiciel de comptabilité constitue la meilleure option dans tous les cas.
Astuces pratiques pour une tenue de livre efficace
Il est recommandé d’enregistrer chaque recette le jour même en utilisant un agenda numérique ou une application mobile. Cette habitude permet de noter les détails sur le vif et d’éviter les accumulations ainsi que les erreurs de compta en micro-entreprise.
Il convient aussi de classer les justificatifs comme les factures, les tickets de carte bleue et les virements bancaires. La meilleure pratique est de les conserver numériquement via un scanner mobile (gratuit sur la plupart des smartphones). Astuce de pro : associer un code couleur ou des tags pour trier par client ou type de service, et faciliter ainsi la gestion comptable dans son ensemble.
Pour finir, il est important de revoir le livre des recettes tous les mois. Il faut calculer le chiffre d’affaires cumulé pour vérifier les seuils. En adoptant cette routine, le micro-entrepreneur maîtrise mieux sa comptabilité et sera mieux préparé à passer à un régime réel dans l’éventualité où son activité explose.