Tout de suite l’essentiel : le cachet apposé par une entreprise sur les documents qu’elle émet ne présente aucune valeur juridique. Autrement dit, l’utilisation d’un cachet n’est pas du tout obligatoire aux yeux de la loi. Pour que le cachet ait légalement de la valeur, il doit être suivi ou surmonté de la signature d’un employé de l’entreprise, lequel doit être habilité à signer le document concerné. Dans ce cas, pourquoi les entreprises continuent-elles d’utiliser les tampons encreurs ?

La transparence et le confort des partenaires de l’entreprise

Bien que le tampon n’ait aucune valeur juridique, il n’en demeure pas moins utile. Acheter un tampon encreur et l’utiliser sur les documents de l’entreprise, c’est permettre à toutes les personnes qui lisent ces documents d’avoir directement sous les yeux des informations importantes sur l’entreprise. Le tampon encreur contribue ainsi à améliorer la lisibilité des renseignements sur l’entreprise et qui figurent sur les documents tamponnés. Idéalement, un tampon devrait contenir le nom de l’entreprise, sa forme juridique, son capital social, l’adresse de l’entreprise, les différents numéros d’identification, le nom de la personne qui gère le service. Notez qu’un tampon peut servir d’en-tête à une facture à condition que toutes les mentions obligatoires s’y trouvent. Avouez que si vous n’êtes pas très à l’aise avec les mises en page et les mises en forme des logiciels de traitement de texte ou de tableau, le tampon encreur est pratique.

L’identité d’un responsable

Les partenaires d’une entreprise doivent savoir exactement qui sont leurs interlocuteurs au sein de celle-ci. Ce n’est pas évident lorsque l’entreprise emploie plusieurs salariés. Il est alors utile de faire faire un tampon encreur pour chaque dirigeant, chaque cadre, chaque manager. Le tampon contiendra uniquement le nom et prénom du responsable ainsi que le nom du service dont il a la charge et le nom de sa fonction. Le responsable n’aura qu’à signer par-dessus le cachet.